SamenSterker

      No Comments on SamenSterker

Laat ik beginnen om mezelf even voor te stellen. Mijn naam is Ton Jense. Ik was ruim 30 jaar werkzaam als organisatie- en ICT-adviseur. Inmiddels ben ik alweer 2 jaar gepensioneerd en als vrijwilliger betrokken bij een aantal organisaties in en om Zoetermeer. O.a. als:

In al die organisaties doe ik wel iets dat met mijn oude vak te maken heeft. En dat is hartstikke leuk en nuttig bovendien. Wat me vooral veel energie geeft is als zich een gelegenheid voordoet om een stuk samenwerking tot stand te brengen tussen verschillende (vrijwilligers)organisaties. Bijvoorbeeld via Magisch Zoetermeer, waarin we één keer per jaar kwetsbare ouderen een leuke middag bezorgen.

Maar samenwerking zou ook op andere vlakken nuttig kunnen zijn. Zo heeft niet iedere organisatie de know-how om een website op te zetten, een Relatie Beheer Systeem te ontwikkelen, hoe en waar je nieuwe vrijwilligers vindt of sponsoren voor een nieuwe dienst. Daar heb ik het Gilde SamenSterker voor opgericht. Door het overdragen van kennis en ervaring en samen te werken moet het mogelijk worden om veel méér voor elkaar te krijgen en dáár waar het al enigszins op orde is, de oplossing minder kwetsbaar te maken.

Het Relatie Beheer Systeem van UVV Zoetermeer
UVV Zoetermeer maakt gebruik van een Relatie Beheer Systeem (RBS). Daar staan gegevens in over de 240 vrijwilligers, 500 hulpvragers en vele tientallen andere relaties van de organisatie. Uiteraard veilig achter slot en grendel, zodat onbevoegden er geen misbruik van kunnen maken.

Maar aan de andere kant ook wel erg toegankelijk voor de mensen die – vanuit hun functie binnen de organisatie – iets met deze gegevens moeten. Zo hebben de coördinatoren toegang tot gegevens over vrijwilligers. Ze kunnen gegevens over een nieuwe vrijwilliger opvoeren, een VOG aanvragen, een vrijwilligerscontract opstellen, etc. Maar de coördinator ziet bijvoorbeeld niet de gegevens van de hulpvragers. Dat is voorbehouden aan de aanspreekpunten Begeleid Vervoer, de Boodschappendienst, etc. En die kunnen op hun beurt de gegevens van aan hen toevertrouwde vrijwilligers wel zien, maar niet aanpassen.

Alle gebruikers kunnen 24/7/365 bij de gegevens, want het systeem is toegankelijk via een uiterst stabiele, beveiligde internet site. Uiteraard is het een multi-user systeem, want je wilt niet op elkaar hoeven wachten. Maar buiten gegevens over personen en organisaties worden ook andere zaken geregistreerd. Bijvoorbeeld de planning voor Begeleid Vervoer: Welke vrijwilliger (chauffeur/begeleider) haalt op welke dag/tijdstip welke klant op en begeleidt deze naar welke bestemming?
Het RBS heeft alle antwoorden en informeert ook de betrokkenen over wijzigingen. Kortom: het RBS is met recht een maatwerksysteem geworden.

Een voorbeeld: Plannen van een nieuwe rit

Klinkt duur, zo’n maatwerk systeem…. Klopt, zo klinkt het wel, maar dat is het zeker niet. Want we hebben er geen dure ontwerpers en/of programmeurs bij nodig gehad. En de ontwikkeling heeft ook geen jaren gekost. En het mooist van alles is: Andere organisaties kunnen dit ook (leren). Zo ben ik inmiddels al bezig met het Relatie Beheer Systeem voor Gilde Zoetermeer. Wil je weten hoe ik dat doe?

Volg dan dit Blog. In een volgende editie ga ik het uit de doeken doen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *